Uusi työnjako ja korkeampi tuottavuus markkinointitiimille

Asiakas: ~ 100 hengen markkinointiyritys

Tiimi: 13 hengen asiantuntijatimmi

Lähtötilanne: Uusi työnjako ja lisäresursseja ylityöllistetylle tiimille

Asiakkaan tiimi kärsi alan osaajapulasta ja aliresursoitu tiimi oli jo jonkin aikaa pyrkinyt liian suureksi kasvaneesta työkuormasta eroon.

Nyt tiimin tueksi oli ostettu kaksi ulkoistettua konsulttia, ja tiimi pyysi minut avuksi työtehtävien uudelleenjakamiseen.

Projektin tavoite oli auttaa tiimiä vastaamaan ydinkysymykseen:

Mikä on toimivin työnjako asiakasrajapinnassa toimivan ydintiimin ja ulkoistetun back office tuen välillä?

Lähestyminen & ratkaisu: Mihin ulkoista työvoimaa kannattaa käyttää?

Yhdessä tiiminvetäjän kanssa suunnittelimme tiimille puolen päivän työpajan uuden työnjaon fasilitointiin.

Ydinkysymystä lähestyttiin kolmesta näkökulmasta:

Motivaatio - Mikä työnjako tarjoaisi motivoivat roolikokonaisuudet sekä ydintiimille että ulkoisille resursseille?

Nopea apu & perehdytys - Mitkä tehtävät on nopeinta siirtää uusille resursseille välittömästi? Ts. Mistä tehtävistä luopuminen helpottaa nopeiten ydintiimin kuormitusta?

Tuottavuus - Mikä työnjako on pitkällä aikavälillä mahdollisimman sujuva, tuottava ja kustannustehokas?

Tulokset: Yhdessä sovittu työnjako käytäntöön, nopea perehdytysvaihe ja 80 % laskutusaste

Työpajan lopputuloksena tiimillä oli uusi työnjako ja selkeät seuraavat askeleet sen toteuttamiseen:

1. Ydintiimille jäävät tehtävät

2. Ulkoiselle työvoimalle siirrettävät tehtävät, perehdytysvastuut ja alustava aikataulu

3. Automatisoitavat tehtävät ja valittu vastuuhenkilö automatisoinnin edistämiseen IT-tiimin kanssa
   

Uusien tiimiläisten perehdytys ja vastuun siirrot sovittiin seuraavalle viikolle ja uudet tehtävät ja asiakasvastuut siirrettiin uusille tekijöille asteittain muutaman viikon aikana. Kuukauden päästä työpajasta saavutettiin yhdessä asetettu tavoite: uudet tiimiläiset ylsivät 80 % laskutusasteeseen, ja ydintiimi koki työnsä keventyneen toivotusti.